A entrega das chaves do imóvel é o momento mais esperado por quem comprou uma unidade em construção. Junto com a alegria, vem uma responsabilidade: instituir um condomínio. E antes mesmo de se mudarem, os proprietários já participam da primeira assembleia.
A primeira reunião de condomínio é convocada pela construtora responsável pelo empreendimento. “Nesta assembleia, será feita a eleição do síndico e dos membros do conselho administrativo. Também é neste encontro que os moradores autorizam a formalização da associação condominial”, informa Cyro Bach Monteiro, presidente do Sindicato Patronal de Condomínios e Administradoras (Sipces).
A ata desta reunião será registrada em cartório. A partir de então, o condomínio pode ser registrado na Receita Federal, e se torna uma instituição legal. “O condomínio não paga Imposto de Renda, no entanto, é responsável pela contratação de empresas e serviços. Sem CNPJ, emitido pela Receita Federal, é impossível fazer esses trâmites legalmente”, alerta Cyro.
Administração
Na primeira reunião, também será definido um valor de taxa condominial provisória, indicado pela administradora de condomínio. A construtora, geralmente, indica uma administradora para assessorar o condomínio. Neste primeiro momento, a empresa apresenta uma previsão orçamentária. Com o decorrer no tempo, o valor será reajustado para mais ou menos, de acordo com a necessidade.
Nas reuniões seguintes, já com o síndico em posse do cargo, serão combinadas as contratações dos serviços mais urgentes, como limpeza, segurança e manutenções.
É necessário contratar funcionários devidamente treinados para suas funções, comprar câmeras e alarmes de segurança, mobília das áreas comuns e utensílios imprescindíveis, como carrinho de compras, escada e material de limpeza.
Especialistas do mercado afirmam que existe um documento deixado pela construtora que auxilia, e muito, essa gestão: o manual do proprietário. Nesse documento, a construtora determina o prazo de manutenção preventiva de todos os elementos do condomínio. Eles devem ser seguidos à risca. Para isso, será necessário contratar empresas que prestam os serviços descritos.
OS DOCUMENTOS MAIS IMPORTANTES DO CONDOMÍNIO
Todo condomínio tem dois documentos imprescindíveis para a sua organização: a convenção e o regimento interno. Ambos são aprovados pelos moradores logo nas primeiras reuniões e, se desrespeitados, geram punições.
A convenção do condomínio descreve os diretos e os deveres dos moradores, além das penalidades em caso de descumprimento. “Trata-se de um documento legal, que precisa da aprovação de dois terços dos moradores para ser alterado”, informa Cyro Bach Monteiro, presidente do Sindicato Patronal de Condomínios e Administradoras (Sipces).
O regimento interno aborda as normas comportamentais do condomínio e costuma ser alterado sempre que necessário. “A recomendação é não unir esses documentos em um só, já que o regimento costuma ser alterado com frequência. Desta forma, é necessário apenas de metade mais um dos condôminos para aprovar a mudança”, diz Cyro.
Para começar, utiliza-se um documento padrão, que descreve apenas as regras básicas no condomínio.
Com o decorrer do tempo, os moradores vão conhecendo melhor a suas necessidades e solicitando mudanças. Há coisas importantes para um condomínio que não são para outros. Tudo depende do perfil dos moradores.
PASSO A PASSO
Primeiro encontro – A primeira assembleia do condomínio é convocada pela construtora responsável pelo empreendimento. Todos os proprietários devem comparecer.
Eleições – Nesta reunião, elege-se o síndico e os membros do conselho. Também é interessante fechar um contrato com uma administradora de condomínio.
Convenção – A convenção do condomínio, com todos os diretos e deveres dos moradores e as punições em caso de descumprimento das normas, também é estabelecida neste dia. O documento é registrado em cartório e só pode ser alterado se dois terços dos condôminos concordarem.
Regimento Interno – O regimento interno trata das regras de convivência dentro do condomínio. Ele pode ser alterado a qualquer momento, desde que a maioria aceite.
Taxa Condominial – Na primeira reunião é acordada uma taxa condominial provisória, indicada pela administradora ou construtora. Após alguns meses, ela passa a ser reajustada de acordo com os gastos do condomínio.
Ata – A ata da primeira reunião deve ser registrada em cartório para, em seguida, a administração apresentar à Receita Federal para a criação de um CNPJ. A partir de então, será possível contratar pessoas e serviços.
Compras – É necessário comprar o “enxoval” do condomínio. Ou seja, utensílios indispensáveis como carrinho de compras, móveis das áreas comuns, ferramentas de limpeza e manutenção, segurança, entre outros.
Manual – O manual do proprietário entregue pela construtora vai ajudar a administração do condomínio. O material tem dicas de como cuidar das áreas comuns e os prazos de manutenção.
Reportagem jornal A Gazeta e Gazeta OnLine
