O eSocial é um sistema governamental que une a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal com o objetivo principal de conectar, padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores contratados por empresas e agora por condomínios.
O principal desafio a ser enfrentado pelos gestores condominiais é a adequação ao fiel cumprimento das obrigações definidas na lei que regulamenta o eSocial. As informações repassadas via internet como Imposto de Renda, trabalhistas, previdenciárias e relativas ao Fundo de Garantia (FGTS) deverão obedecer aos prazos e formatos previstos na plataforma sob pena de envio de notificações e, a depender do caso, multa aplicada pela autoridade fiscalizadora.
O eSocial também traz como proposta a modernização nas formas de envio de documentos dos trabalhadores aos principais órgãos governamentais, obrigando a maior integração entre síndicos, contadores e administradoras condominiais, para que assim a implementação e execução das obrigações exigidas possam ocorrer dentro dos parâmetros legais com mais rigor.
Deve-se ressaltar que os síndicos, administradoras e contadores deverão criar processos claros e com prazos predeterminados para adequação das rotinas relacionadas aos empregados dos condomínios.
É importante os condomínios possuírem um certificado digital, pois a única forma de acesso ao sistema do eSocial será por meio da certificação eletrônica.
A proposta do eSocial é trazer mais clareza às relações trabalhistas entre empresas e condomínios, desta forma, não só a arrecadação de tributos se tornará mais efetiva, mas evitará, a longo prazo, problemas trabalhistas para empregadores, assim como diminuição de ações trabalhistas sem justificativa.
O que o eSocial agrega?
Com o eSocial, as informações dos empregados do condomínio para o governo chegarão de forma online, quase que em tempo real.
As informações enviadas pelo eSocial já são informadas ao governo atualmente. A diferença é que o envio das mesmas será unificado e online, enviado em tempo real.
Veja o que estará aglutinado no portal:
* GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
* CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
* RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
* LRE – Livro de Registro de Empregados;
* CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
* CD – Comunicação de Dispensa;
* CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
* PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
* DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
* DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
* QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
* MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
* Folha de pagamento;
* GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
* GPS – Guia da Previdência Social
CRONOGRAMA
Apesar de estar previsto já há cerca de três anos, houve diversas mudanças no prazo para a implementação do eSocial nos condomínios.
A ideia era que, uma vez implantado, iria facilitar bastante a troca de informações entre empregador e órgãos do governo. Mas o caminho não está tão linear e tem encontrando muitas críticas dos departamentos de recursos humanos das empresas que já estão utilizando o sistema.
O previsto é que o eSocial seja obrigatório para condomínios e administradoras agora, em 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja o cronograma abaixo:
– Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
– Fase 2: Setembro/18 – Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
– Fase 3: Novembro/18 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
– Fase 4: Janeiro/19 – Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
– Fase 5: Janeiro/19 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
IMPACTO
Os condomínios que contam com o serviço de uma administradora não serão muito impactados pela mudança, uma vez que a prestadora de serviços é quem transmitirá as informações pelo novo sistema.
O que os condomínios devem mudar é mais em relação à sua cultura.
Admissão: conteúdos sobre admissões, dados pessoais e informações trabalhistas, devidamente organizados, devem ser informados ao e-Social um dia antes do colaborador iniciar suas atividades, caso contrário, o condomínio poderá ser penalizado;
Férias: Respeitar os prazos existentes e as informações registradas no eSocial;
Condomínios com funcionários terceirizados
Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.
Poderá trazer mais transparência, sim, no pagamento de encargos, horas-extras, etc., mas o síndico deve sempre acompanhar de perto a empresa.
Obrigações
Não está claro ainda se todos os condomínios – mesmo os que não possuem funcionários – serão obrigados a aderir ao eSocial, mas a perspectiva é que sim.
Deve ser um movimento similar ao da implantação do certificado digital. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.
O entendimento atual é que as empresas seguirão usando o certificado digital para transmitir os dados de seus empregados via eSocial. Quem não aderir não irá conseguir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, o que deve render multa.
Multas
Atualmente é mais simples evitar pagar multas pelo envio de informações incorretas relativas aos funcionários, uma realidade que deve se alterar com o eSocial.
Mesmo os condomínios que contam apenas com funcionários terceirizados devem se cadastrar no eSocial. O síndico e as administradoras, devem orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas.
Veja abaixo os valores de algumas multas:
1 – Admissão do trabalhador
Atualmente, a admissão de um colaborador é enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado.
Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado. A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.
2 – Alteração de dados cadastrais e contratuais
Uma fase importante do E-Social é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do E-Social. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
3 – Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
4 – Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.
O prazo de envio desse evento no E-Social é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
5 – Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
6 – Afastamento temporário
Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.
Fontes consultadas: conteúdo SindicoNet – http://atarde.uol.com.br